Regulamin

POSTANOWIENIA OGÓLNE

1. „Wydarzeniem” są Konferencje, Kongrasy, Zjazdy, Sympozja, Kursy, Warsztaty i Szkolenia naukowe odbywające się w terminach i miejscach wskazanych na stronie internetowej www.grupamedica.pl i/lub stronach internetowych dedykowanych danemu Wydarzeniu. W ramach Wydarzeń będą odbywały się sesje naukowo-dydaktyczne, warsztaty, kursy edukacyjne, których zakres merytoryczny określony będzie przez „Program Naukowy” Wydarzenia oraz wystawa firm farmaceutycznych i sprzętowych.
2. „Uczestnikami” Wydarzeń mogą być lekarze, osoby uprawnione do wystawiania recept lub osoby prowadzące obrót produktami leczniczymi oraz inne osoby związane zawodowo i zainteresowane tematyką Wydarzeń oraz przedstawiciele sponsorów.
3. „Usługodawcą” jest firma Grupa Medica Sp. z o.o., ul. Wodna 25 lok 2 AU, 90-024 Łódź, NIP: 5242567919, REGON: 140457343, która jest organizatorem Wydarzeń i może wykonywać je z własnej inicjatywy i według własnego programu lub realizować Wydarzenia w całości lub części jako ich organizator logistyczny na zlecenie innej organizacji/firmy/stowarzyszenia bądź być zatrudnionym wyłącznie do obsługi Wydarzeń. W każdym wypadku organizacji Wydarzenia przez Usługodawcę data oraz czas trwania Wydarzenia są wyraźnie oznaczone na jego stronie internetowej, w formularzu rejestracyjnym Wydarzenia wypełnianym przez Uczestnika podczas rejestracji/zakupu wstępu na Wydarzenie oraz w jego programie.
4. Przepisy niniejszego Regulaminu stanowią integralną część zgłoszenia uczestnictwa
   w Wydarzeniu i obowiązują wszystkich Uczestników.
5. Określone niniejszym Regulaminem prawa i obowiązki Uczestnika oraz Usługodawcy obowiązują od dnia 25.05.2018.
6. Oficjalny serwis internetowy Wydarzeń znajduje się na stronie pod adresem: www.grupamedica.pl i/lub stronach im dedykowanych.

REJESTRACJA UCZESTNIKA

1. Warunkiem udziału w Wydarzeniu jest:
   1. zgłoszenie uczestnictwa w Wydarzeniu za pośrednictwem formularza zgłoszeniowego dostępnego na stronie internetowej Wydarzenia lub wypełnienie pisemnego zgłoszenia w biurze konferencyjnym w czasie trwania Wydarzenia w miejscu jego odbywania się, rozumiane jako prawidłowe, pełne i zgodne ze stanem faktycznym wypełnienie wszystkich wymaganych pól zamieszczonych w formularzu.
   2. w przypadku Wydarzeń płatnych, wniesienie w terminie i wysokości opłaty za usługi zamówione podczas procesu rejestracji (lub dodane w okresie późniejszym) w sposób podany na stronie internetowej Wydarzenia lub na miejscu odbywania się Wydarzenia, przelewem na konto Usługodawcy wskazane w procesie rejestracji (tytuł przelewu powinien wskazywać imię, nazwisko Uczestnika oraz nazwę Wydarzenia), kartą kredytową lub gotówką.
2. Dostępność usług świadczonych przez Usługodawcę (w przypadku Wydarzeń płatnych także wysokość opłat za nie), określona jest każdorazowo na stronie internetowej Wydarzenia. Wszelkie inne usługi związane z uczestnictwem w Wydarzeniu i nie wymienione na stronie internetowej Wydarzenia (w zależności od Wydarzenia np. dojazd, noclegi, etc.) wymagają zamówienia ich i dokonania opłat za nie przez każdego z Uczestników indywidualnie (we własnym zakresie).
3. Prawidłowe zgłoszenie zakończone jest komunikatem wyświetlonym na stronie internetowej automatycznie po wypełnieniu formularza oraz analogicznym komunikatem przesłanym na adres mailowy podany w trakcie procesu rejestracji. Dodatkowo osoba zarejstrowana zostanie powiadomiona drugim komunikatem przesłanym na ten sam adres mailowy, o parametrach dostępu dla indywidualnego konta stworzonego dla niej w serwisie Usługodawcy. Do w/w konta będzie można zalogować się używając parametrów otrzymanych w drugiej wiadomości.
4. W przypadku braku komunikatu, należy raz jeszcze uzupełnić formularz lub skontaktować się z Usługodawcą pod adresem: konferencje@grupamedica.pl .
5. Komunikat o prawidłowym wypełnieniu formularza nie jest ostatecznym potwierdzeniem udziału w Wydarzeniu, jest on potwierdzeniem złożenia przez Uczestnika zamówienia z obowiązkiem zapłaty, przy czym fakt rejestracji oraz akceptacji regulaminu uczestnictwa w Wydarzeniu w procesie rejestracji jest ostateczną formą zobowiązań łączących strony.
6. Płatnikiem jest podmiot zamawiający usługi związane z uczestnictwem w Wydarzeniu. Po zaksięgowaniu płatności Uczestnik otrzyma od Usługodawcy fakturę wystawiona przez Usługodawcę na dane wskazane w formularzu zgłoszeniowym, uprawniającą do udziału w Wydarzeniu.
7. Brak uregulowania należności za udział w Wydarzeniu w terminie podanym przez Usługodawcę w indywidualnej korespondencji dotyczącej Wydarzenia upoważnia Usługodawcę do anulowania zgłoszenia uczestnictwa, bez prawa zgłaszającego do jakichkolwiek roszczeń w stosunku do Usługodawcy.
8. Usługodawca ma prawo nie dopuścić Uczestnika do udziału w Wydarzeniu w przypadku, gdy nie posiada on ostatecznego potwierdzenia rejestracji lub w przypadku jeśli nie spełnia on wymagań danej grupy rejestracyjnej wybranej w formularzu rejestracyjnym, lub nie uiścił on terminowo i do dnia rozpoczęcia Wydarzenia wszystkich opłat w pełnych kwotach wymaganych za usługi przez siebie zamówione.
9. Podczas rejestracji na Wydarzenia obowiązuje zasada pierwszeństw zakupu rozumianego jako data zaksięgowania na koncie Usługodawcy wpłaty Uczestnika w całkowitej wysokości za usługi przez niego zamówione. W przypadku gdy limit uczestnictw w Wydarzeniu wyczerpał się, Usługodawca zastrzega sobie prawo do zamknięcia możliwości dalszej rejestracji Uczestników na Wydarzenie. W przypadku braku dostępności usług dodatkowych sprzedawanych w pakiecie konferencyjnym, Usługodawca zastrzega sobie prawo do „rozpakietowania” usług i sprzedaży tylko tych, które pozostały na dany moment dostępne.

WARUNKI PŁATNOŚCI I FAKTURY

1. Ceny oraz warunki płatności za uczestnictwo w Wydarzeniu oraz wszystkie dostępne usługi dodatkowe z nim związane zamieszczone są na stronie internetowej Wydarzenia, przy czym wysokość opłat za usługi może zmieniać się w czasie i kwota należna do zapłaty przez Uczestnika liczona jest na dzień zaksięgowania na koncie Usługodawcy całości opłat za zamówione usługi.
2. Usługodawca wystawi fakturę za usługi zamówione przez Uczestnika, po zaksięgowaniu wpłaty na koncie Usługodawcy w prawidłowej wysokości za wszystkie usługi zamówione przez Uczestnika.
3. Faktura wysyłana jest do Uczestnika na podany podczas rejestracji adres mailowy niezwłocznie po jej wystawieniu (lub w wersji papierowej za dodatkową opłatą na adres pocztowy wskazany w formularzu rejestracyjnym), dotyczy to płatności zaksięgowanych na koncie Usługodawcy nie później jednak niż na 8 dni przed rozpoczęciem Wydarzenia.
4. W przypadku późniejszych rejestracji i wpłat na konto Usługodawcy, Uczestnik otrzyma fakturę po odbyciu się Wydarzenia i zobowiązany jest wysłać potwierdzenie dokonania płatności za zamówione usługi na adres konferencje@grupamedica.pl przed rozpoczęciem Wydarzenia. W takim przypadku ostateczne potwierdzenie udziału zostanie przesłane Uczestnikowi w formie wiadomości e-mail na adres wskazany przy rejestracji. Usługodawca może dopuścić również możliwość dokonywania wpłat na miejscu, w trakcie trwania Wydarzenia.
5. Faktury za dokonane zamówienia będą wystawione zgodnie z obowiązującymi przepisami podatkowymi.
6. Faktura za uczestnictwo w Wydarzeniu zostanie wystawiona na podstawie danych, które są wskazane przez zamawiających w formularzu elektronicznym.
7. Wszelkie korekty faktur są możliwe wyłącznie na pisemny, umotywowany wniosek nabywcy dla którego faktura została wystawiona.
8. Zmiany typu nabywcy nie dopuszcza się.

WARUNKI REZYGNACJI

1. Uczestnik może zrezygnować z Uczestnictwa w Wydarzeniu wyłącznie w formie pisemnej wysyłając oświadczenie, za pośrednictwem poczty elektronicznej na adres: konferencje@grupamedica.pl bądź listem poleconym na adres siedziby Usługodawcy.
2. W przypadku rezygnacji z udziału w Wydarzeniu Uczestnik nie poniesie kosztów tego udziału, jeśli Usługodawca otrzyma pisemne oświadczenie o rezygnacji Uczestnika wcześniej niż na 30 dni przed datą rozpoczęcia Wydarzenia.
3. Usługodawca zastrzega sobie prawo do zmiany prelegentów i zmian w programie z przyczyn od niego niezależnych. Uczestnikowi nie przysługuje w takim przypadku prawo do zwrotu opłaty lub jakiejkolwiek innej rekompensaty lub odszkodowania.
4. Zwrot całości lub części opłaty rejestracyjnej przez Usługodawcę nastąpi w ciągu 30 dni licząc od dnia dostarczenia podpisanej przez Uczestnika faktury korygującej na adres siedziby Usługodawcy.

REKLAMACJE

1. Wszelkie reklamacje Uczestników wobec Usługodawcy za usługi niewykonane lub wykonane z nienależytą starannością powinny być zgłaszane wyłącznie pisemnie, w formie elektronicznej na adres: konferencje@grupamedica.pl lub przesłane listem poleconym na adres siedziby Usługodawcy.
2. Reklamacje Uczestników Wydarzeń mogą być zgłaszane nie później niż w terminie 7 dni od dnia zakończenia danego Wydarzenia. Reklamacja powinna zawierać dane umożliwiające identyfikację Uczestnika oraz Wydarzenia, którego dotyczy, a także opis okoliczności uzasadniających reklamację. Reklamacje są rozpatrywane w terminie 30 dni od daty ich otrzymania.
3. Reklamacje otrzymane po upływie wyżej określonego terminu nie będą rozpatrywane.

POSTANOWIENIA KOŃCOWE

1. W przypadku, gdy Wydarzenie nie odbędzie się z przyczyn leżących po stronie Usługodawcy, Usługodawca niezwłocznie zwróci kwoty wpłacone przez Uczestników na wskazane przez nich konta bankowe.
2. W uzasadnionych przypadkach Usługodawca zastrzega sobie prawo do zmiany terminu i miejsca odbywania się Wydarzenia bez podania przyczyny oraz bez prawa Uczestnika do jakiegokolwiek odszkodowania z tym związanego.
3. Usługodawca zastrzega sobie prawo dopuszczenia do uczestniczenia w poszczególnych częściach Wydarzeń jedynie osób uprawnionych do takiego uczestniczenia odpowiednimi przepisami prawa.
4. Wysłanie zgłoszenia rejestracyjnego ze strony internetowej Wydarzenia, oznacza akceptację postanowień niniejszego Regulaminu przez Uczestnika i innych postanowień porządkowych oraz wszelkich innych ustaleń dokonanych między Uczestnikiem, a Usługodawcą.
5. Uczestnik Wydarzenia wyraża zgodę na nieodpłatne: (a) utrwalenie, wykorzystanie i rozpowszechnianie utrwalonego przez Usługodawca swojego wizerunku i głosu w trakcie obrad kongresowych w materiale sprawozdawczym, dokumentującym przebieg Wydarzenia. Utwór opracowany z wykorzystaniem wizerunku i głosu może być wykorzystany i rozpowszechniany przez Usługodawca na wszystkich polach eksploatacji określonych w art. 50 ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych w szczególności we wszelkich (niezależnie od formy) materiałach sprawozdawczych, a także poprzez zamieszczanie tych materiałów w dowolnych mediach (Internet, prasa, radio, telewizja, ulotki etc.), utrwalanie i zwielokrotnianie dowolną techniką, w tym techniką zapisu magnetycznego, optycznego, drukarską, reprograficzną, cyfrową, publiczne wykonanie albo publiczne odtworzenie, na dowolnych wydarzeniach otwartych i zamkniętych, wystawienie, wyświetlenie, najem, użyczenie, nadanie i reemisję. Zgoda ma charakter nieodwołalny i nie jest ograniczona terytorialnie.
6. Podczas trwania Wydarzenia oraz bezpośrednio przed nim i po nim Uczestnik zobowiązany jest do przestrzegania przepisów wewnętrznych obowiązujących w obiekcie, w którym Wydarzenie się odbywa, a także w obiekcie, w którym uczestnik jest zakwaterowany, jeśli zakwaterowanie jest częścią pakietu konferencyjnego nabytego przez Uczestnika od Usługodawcy ( w szczególności przepisów porządkowych, BHiP, przeciwpożarowych oraz regulaminu tego obiektu).
7. Uczestnicy otrzymają Certyfikaty potwierdzające udział w Wydarzeniu. W przypadku możliwości otrzymania punktów edukacyjnych, zostanie ona każdorazowo wskazana na stronie internetowej Wydarzenia i zostanie przyznana zgodnie z zasadami ustalonymi przez Naczelną i Okręgową Izbę Lekarską. Uczestnicy programu edukacyjnego, którym takie punkty przysługują, otrzymują odpowiedni wpis w Certyfikacie uczestnictwa określający ich ilość. Certyfikaty będą wręczane Uczestnikom lub dostępne na ich indywidualnych kontach internetowych po zakończeniu Wydarzenia.
8. Uczestnik dobrowolnie i nieodpłatnie przekazuje Usługodawcy w formie pisemnej lub elektronicznej swoje dane osobowe.Do przekazanych w formularzu zgłoszeniowym danych osobowych Uczestnika zastosowanie mieć będą Ustawa o ochronie danych osobowych z dnia 29 sierpnia 1997 roku (Dz. U. 133 z dnia 29 października 1997 roku poz. 833.) wraz z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE. W momencie przekazania danych osobowych Usługodawca staje się Administratorem Danych Osobowych (ADO) przekazanych przez Uczestnika. Przekazane przez Uczestnika dane osobowe traktowane będą jako informacje poufne i przetwarzane będą przez ADO zgodnie z Polityką Prywatności oraz Obowiązkiem Informacyjnym, z którymi Uczestnik zobowiązany był się zapoznać i je zaakceptować przed dokonaniem rejestracji. Pomimo, że dane osobowe są podawane przez Uczestnika dobrowolnie, niemniej bez ich podania nie będzie możliwe świadczenie usług i realizacja obowiązków Usługodawcy wobec Uczestnika.
9. Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności za rzeczy Uczestników, które mogą zostać zgubione, zniszczone lub skradzione w związku z Wydarzeniem.
10. Uczestnicy ponoszą pełną odpowiedzialność materialną za dokonane przez siebie szkody i zniszczenia na terenie obiektów, w których prowadzone są jakiekolwiek działania związane z Wydarzeniem lub w miejscach gdzie Uczestnicy są zakwaterowani.
11. Fotografowanie i filmowanie treści prezentowanych na Wydarzeniu oraz innych dodatkowych wydarzeń z nim związanych odbywających się przy jego okazji w obiektach związanych z Wydarzeniem w czasie jego trwania, są przedmiotem ochrony prawno-autorskiej. Również wizerunek i głos prelegentów stanowi ich prawem chronione dobro osobiste. Wobec powyższego jakakolwiek rejestracja oraz rozpowszechnianie zarejestrowanych treści przez Uczestników robione są bez zgody Usługodawcy i na wyłączną odpowiedzialność danego Uczestnika.
12. Zabronione jest wnoszenie na teren Wydarzenia przedmiotów, których używanie może zagrażać bezpieczeństwu osób przebywających na tym terenie.
13. Zabronione jest wprowadzanie (wnoszenie) na teren Wydarzenia zwierząt.
14. Zabronione jest wnoszenie na teren Wydarzenia alkoholu i środków odurzających. Osoby będące pod wpływem alkoholu i/lub środków odurzających zostaną niezwłocznie wyprowadzone z obiektów, w których prowadzone są jakiekolwiek działania związane z Wydarzeniem.
15. Na terenie obiektów, w których prowadzone są działania związane z Wydarzeniem, obowiązuje całkowity zakaz palenia (obejmuje wyroby tytoniowe oraz e-papierosy).
16. Usługodawca ma prawo zmiany postanowień Regulaminu. Zmiany wchodzą w życie w momencie ich dokonania.
17. Regulamin dostępny jest na stronie internetowej www.grupamedica.pl, stronie dedykowanej do Wydarzenia oraz w siedzibie Usługodawcy.
18. W sprawach nieuregulowanych niniejszym Regulaminem zastosowanie mają przepisy Kodeksu Cywilnego.
19. Wszelkie spory mogące wyniknąć z tytułu Uczestnictwa w Wydarzeniu będą rozstrzygane przez Sąd właściwy dla siedziby Usługodawcy.

Grupa Medica Sp. z o.o.